Introduction to process mining - picture

Process Mining? Dit moet je weten.

Waarom zou je iets moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Onnodige complexiteit vergt niet alleen veel tijd, het is ook niet inspirerend en motiverend.

Als je elk inkomend telefoongesprek moet administreren, doe je dat dan op papier of via een geautomatiseerd proces in een IT-systeem? In deze blog leer je de basis van process mining en de waarde die dit binnen jouw organisatie toevoegt.

Uitdagingen in het digitale tijdperk

De afgelopen jaren is onze manier van werken volledig omgegooid. Vrijwel iedereen spendeert dagen achter de computer en leert nieuwe software kennen, allemaal om ons leven makkelijker te maken. In de digitale transformatie hebben bedrijven vele miljoenen uitgegeven aan de overstap naar ERP- en CRM-pakketten. Deze software-oplossingen hebben hun waarde vooral bewezen bij de afdelingen waar veel handmatig en met papier werd gewerkt, zoals facturatie.

Ongeacht de vele voordelen, zijn onze IT-omgevingen er niet overzichtelijker van geworden. De complexiteit van bijvoorbeeld best-of-breed architecturen, cloud in combinatie met on-premiss of een veelheid aan integraties zorgen ervoor dat de doelstellingen vaak niet worden behaald. Het systeem doet maar ten dele wat gebruikers er van vereisen, en gebruikers nutten het systeem maar beperkt uit. Je herkent misschien wel hoe vaak medewerkers trucjes in het systeem hebben (velden niet invullen, processtappen overslaan) of in Excel rapportages maken. Het gevolg is dat er een groot verschil ontstaat tussen de oorspronkelijke procesontwerpen en wat er uiteindelijk gebeurt in de realiteit. Hierdoor is het vrijwel onmogelijk om als manager betrouwbare informatie uit je IT-systeem te halen en wordt vaak nog vertrouwd op de “bottom up” lijstjes in Excel van de diverse afdelingen zelf..

Dit is wat Process Mining oplost. Wij identificeren het verschil tussen de procesontwerpen zoals ze nu vast liggen in je IT-systeem en de realiteit; we maken inzichtelijk wat er dagelijks echt in jouw processen gebeurt. Hiermee krijg jij de controle en inzichten om je processen te verbeteren!

Wat is een procesmodel?

Een procesmodel is een overzicht van alle stappen en mogelijke paden in een proces (zie figuur 1). In zo’n model kan je een optimale route herkennen. Dit is dan het gewenste proces exclusief alle uitzonderingen. Procesmodellen zijn in alle organisaties te vinden voor vrijwel ieder soort proces. In fabrieken worden ze bijvoorbeeld gebruikt om de route van grondstoffen tot eindproduct uit te stippelen. Wellicht herken je deze modellen ook van de werkgroepen waarbij je met post-its op de muur een proces uittekent.

Wat is process mining?

Bij Proces Mining werken we niet met post-its, maar met digitale broodkruimels die worden achtergelaten in IT-systemen. Elke stap die in een IT-systeem (ERP, CRM, …) wordt uitgevoerd laat een denkbeeldige digitale broodkruimel achter in de vorm van log data. Met process mining teken je het procesmodel door het spoor van deze broodkruimels te volgen. De data uit jouw systemen geven met Process Mining een objectief overzicht van de processen in het complexe IT-landschap zoals deze processen in de realiteit door de gebruikers worden gevolgd. Door nu het oorspronkelijke proces-ontwerp (dat tevens ten grondslag lag aan het ontwerp van je IT-systeem) te vergelijken met de manier waarop de processen daadwerkelijk worden gevolgd door de gebruikers, leg je de basis voor een enorme verbeterslag. Pak de controle, verbeter en monitor om de aansluiting tussen proces en IT te realiseren.

Example process flow model - picture

Figuur 1: Een typisch procesmodel

Old vs. new process excelence -picture

Figuur 2: Nieuw vs. oud process excellence.

Waar helpt process mining bij?

Weinig managers weten eigenlijk hoeveel uitzonderingen en variaties er op het proces zijn. Wij zien bij onze klanten dat bijvoorbeeld in een inkoopproces soms meer dan 1000 varianten voorkomen. Vergelijk dit met het handjevol mogelijkheden die in de procesmodellen zijn geschetst dan is het niet gek dat managers het overzicht kwijtraken en de impact van inefficiënties niet kunnen onderbouwen;

  • Wat kost het ons wanneer we een deadline missen?
  • Hoeveel geld kunnen we besparen met het aanpakken van knelpunten?
  • Wat is het effect op ons werkkapitaal als we deze proces-afwijking voorkomen?

De procesinzichten geven duidelijke kansen voor verbetering. Wij kijken vervolgens nog een stap verder en voegen contextuele data toe om de oorzaak van problemen te ontdekken en deze gericht aan te pakken. Met behulp van KPI’s monitoren we de impact van deze verbeteringen en stellen we een lijst van prioriteiten op.

Van inzichten naar verbeteringen

Nadat we inzichten hebben vergaard en weten wat we willen verbeteren, houdt Process Mining niet op. Met behulp van Celonis’ Execution Management System (EMS) krijg je toegang tot een platform waarin je processen daadwerkelijk kunt verbeteren. Van intelligente signalen om problemen te voorkomen tot het automatiseren van processtappen, wij helpen jou om jouw processen samen te verbeteren.

Process mining met Apolix

Wij zijn hier om jou te helpen om op data gedreven wijze je processen te verbeteren. Wij zorgen ervoor dat processen inzichtelijk worden en je deze dagelijks kan monitoren.

Een typisch process mining project bestaat uit vier fases;

  • de data exporteren,
  • het proces ontdekken,
  • verbeteren
  • monitoren.
Four steps of process mining - Picture

Figuur 3: De vier fases van een process mining project

Onze aanpak

Een Process Mining project is geen langdurig en duur project. De opbrengsten en voordelen zijn meestal van dusdanige aard dat de kosten van het project geen obstakel vormen. Apolix biedt bovendien een laagdrempelige aanpak om de eerste stap in Process Mining te zetten.

Ben je benieuwd wat voor een impact process mining binnen jouw organisatie kan hebben? Neem dan contact op!